Probandeninformationen

Die Probanden müssen gemäß Artikel 13 der EU-DSGVO bestimmte Informationen erhalten. Sie können mit dieser Checkliste prüfen, ob Sie den Probanden die wichtigsten Informationen mitgeteilt haben. Hier finden Sie eine Vorlage, wie Sie die Probandeninformationen gestalten könnten. Alternativ können Sie sich auch am  Gestaltungsbeispiel für eine Lime-Survey Umfrage orientieren, die aus dem internen Bereich (ggf. über VPN) verfügbar ist.

Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten

Die Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten soll Sie unter anderem dafür sensibilisieren, welche Dinge Sie beim Datenschutz berücksichtigen müssen. Indem Sie die Daten Ihrer Probanden schützen, verwirklichen Sie Artikel 7 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union: "Jede Person hat das Recht auf Achtung ihres Privat- und Familienlebens, ihrer Wohnung sowie ihrer Kommunikation", aus dem sich Artikel 8 ergibt, den Schutz personenbezogener Daten.

Ihre Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten wird in der Regel einen Einfluss auf Ihre Probandeninformationen haben. Deshalb sollten Sie nach Ihrem ersten Entwurf der Probandeninformationen damit beginnen Ihre Dokumentation auszufüllen. Auf der Datenschutz-Infoseite erhalten Sie im internen Bereich der BUW umfassende Informationen zum Datenschutz. Lesen Sie dort den Abschnitt "Verarbeitungstätigkeits-Dokumentation (VT-Doku)" und laden Sie sich das aktuelle Muster herunter. Beachten Sie, dass dieses Muster auch Kommentare enthält, die beim Ausfüllen nützlich sind. Ebenso finden Sie auf dieser Seite ein Dokument, das Ausfüllhinweise enthält.

Für die weitere Bearbeitung ist es am wichtigsten, dass Sie Ihrem Berater einen Überblick über die Studie und die damit verbundene Verarbeitungstätigkeit geben. Der Abschnitt "Zweck der Verarbeitung" der VT-Doku sollte allgemeinverständlich  das Ziel Ihrer Untersuchung darstellen. Der Abschnitt "Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit"  kann zum Beispiel auf der Kurz-Zusammenfassung Ihres Drittmittelprojektes basieren. Dort sollten Sie jedoch auch weitere Informationen einfügen, welche den Ablauf der Datenübermittlung darstellen. Die Kategorien personenbezogener Daten könnten beispielsweise einen Eintrag für die Email- und Kontaktdaten enthalten, mit denen Sie die Probanden direkt identifizieren können (vgl. Art. 4 Abs. 1 EU-DSGVO). Sie könnten diese z.B. ausschließlich unter einer Funktions-Email-Adresse der BUW speichern inklusive eines pseudonymisierten Codes, mit dem Sie die Probanden identifizieren können. Dieser Code wird auch auf dem LimeSurvey-Server erhoben, so dass Sie die persönlichen Daten dort ausschließlich unter diesem Pseudonym einer Person zuordnen können. Eine zweite Kategorie könnten beispielsweise diese Lime-Survey-Daten sein, die Sie z. B. bei einem DFG-Projekt für mindestens 10 Jahre speichern sollten. Zur Analyse können Sie diese Daten auf Ihren persönlichen Arbeitsrechner herunterladen, wenn Sie die Festplattenverschlüsselung aktiviert haben. Der verwendete Verschlüsselungsalgorithmus ist ein Beispiel für eine technische und organisatorische Maßnahme, die sie am Ende der VT-Doku unter dem Punkt "Vertraulichkeit" dokumentieren sollten. Ein Backup der personenbezogenen Daten sollte im Idealfall auf dem Fileserver der BUW gespeichert werden, von dem regelmäßig ein Backup erstellt wird. So können Sie sicherstellen, dass die Probanden das Auskunftsrecht über ihre Daten z.B. ein Jahr lang geltend machen können. Die Lime-Survey Daten würden dann ggf. einen indirekten Personenbezug aufweisen (vgl. Art. 4 Abs. 1 EU-DSGVO). Wenn es beispielsweise nur einen Psychologie-Studenten gibt, der 53 Jahre alt wäre und männlich ist, dann lässt sich der Personenbezug ggf. indirekt herstellen. Sollte bei Ihren Daten ein Personenbezug nicht herstellbar sein, dann müssen Sie die Probanden weder zum Thema Datenschutz informieren, noch eine Dokumentation ausfüllen. Hier finden sich häufig gestellte Fragen zum Datenschutz bei Drittmittelprojekten.